Mejora la efectividad de tus correos electronicos Utiliza palabras claves

Mejora la efectividad de tus correos electronicos Utiliza palabras claves
asunto correo electronico

Piensa en unos instantes en todos los emails que sueles recibir todos los días. Generalmente siempre proceden de las mismas personas: tu jefe, tus colaboradores, tu equipo, algún cliente en especial… y la mayoría del correo que envías seguramente va a parar a las mismas personas. Ellos mismos. ¿No sería genial si todos utilizárais un “sistema de señales” que nos ayude a distinguir y priorizar nuestros correos?

 

Mediante un sistema de Palabras Clave o Keywords dentro de los Asuntos de nuestros mensajes podras destacar, procesar y reaccionar más rápidamente ante los correos más importantes. Y arrinconar y leer en momentos de baja Productividad aquéllos menos relevantes.

 

El Asunto es el titular que sintetiza el interior del mensaje. Pero más importante que eso es el componente de acción que transmite: debe indicar la prioridad e importancia del mensaje sin que la otra persona tenga incluso que abrirlo.

 

Esto es la teoría, claro. Luego en la vida real a la hora de redactar el Asunto vamos con tantas prisas que ponemos cualquier cosa. Y así redactamos Asuntos imprecisos y confusos. No ayudamos a la otra persona a interpretar su importancia/prioridad y por tanto no nos ayudamos a nosotros mismos. Y es aquí donde las Palabras Clave intervienen y cambian radicalmente el panorama. Eliminan esa redacción aleatoria-imprecisa en la que tú y yo caemos para ceñirse a unas palabras acordadas entre nosotros. Esas palabras son las que determinan qué hay detrás de ese mensaje.

 

Así, podras acordar entre nuestro equipo o con las personas con las que más correos intercambies, cuáles serán esas palabras. Establece un grupo de 5-8 palabras que definen la mayoría de los correos y temas que tratas entre nosotros, y luego las insertas al comienzo del Asunto para distinguirlos claramente. Primero ponés la Palabra Clave y a continuación el resto del Asunto.

asunto importante correo

Por ejemplo, puedes definir las siguientes palabras (naturalmente las que se adapten a nuestras necesidades):

 

ASUNTOS IMPORTANTES:

 

  • Error o Fallo
  • Modificación
  • Contrato

ASUNTOS MENORES:

 

  • Info o FYI (acrónimo de For Your Information)
  • Reunión
  • Briefing

 

El hecho de fijar por adelantado estas Palabras Clave no sólo ayuda a entender mejor el correo sin tener que abrirlo, lo que ya es. Sino que nos permitirá clasificarlo, destacarlo y priorizarlo de forma automática. ¿Cómo? Mediante filtros y reglas inteligentes. Y es aquí donde la cosa todavía mejora más y este nuevo hábito resulta tan práctico y eficaz para todo el mundo.

 

Así, puedo definir filtros para los correos de tal o cual persona y destacarlos o separarlos en función de las palabras clave que mis compañeros o jefe incluyan en sus Asuntos. Por ejemplo:

 

  • Si recibo un correo de mi jefe con las palabras ERROR o MODIFICACIÓN lo pones en alguna de mis “Carpetas Calientes”.
  • Si recibo un correo de un cliente y en el Asunto lleva la palabra REUNIÓN lo mueves a una “Carpeta Fría”.

www.visocym.com

 

Base de Datos de Correos Electronicos

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Comentarios: 1
  • #1

    best iPhone 6 plus cases (jueves, 25 diciembre 2014 09:03)

    With iOS 8, you can now also see which apps are draining the most battery from Settings. You can’t actually do anything in there though, it’s just knowledge for you to make usage adjustments.