Consejos para redactar un correo electronico comercial

CONSEJOS PARA REDACTAR UN EMAIL COMERCIAL

Para que tu correo electrónico comercial tenga un efecto positivo en el destinatario debes prestar atención a ciertos puntos.

Longitud

Para cualquier texto de negocios la idea general es ser tan informativo y preciso como sea posible. Dado que hoy en día la mayoría de la gente recibe un sinnúmero de correos todos los días, a veces leerlos todos toma demasiado tiempo. Al lector le facilita mucho las cosas un texto con un contenido detallado pero preciso, sin pasajes innecesarios. Claro está que todo ello no debe afectar ni a la cortesía ni a la información requerida en el mensaje.

Cortesía

Cada carta comienza, después de las conocidas formalidades de dirección, con un saludo. Esto no ha cambiado con la comunicación digital. Actualmente, con el uso de mensajería instantánea (Whatsapp o Facebook Messenger), SMS o chats, muchos usuarios se han acostumbrado a otros estándares de comunicación escrita. Pero hay que tener cuidado, ya que los emails siguen reglas diferentes. Aunque el protocolo en los diferentes chats es similar a las reglas de la comunicación cara a cara, para los correos electrónicos, sin embargo, todavía se esperan saludos formales y despedidas adecuadas.

 

En cuanto a la selección del saludo, ante todo es importante entender la jerarquía y el grado de confidencialidad. Algunas elecciones efectivas son los clásicos “Estimado Sr. / Sra. (Apellido)” y “Atentamente,”.

Gramática y ortografía

Los correos siguen creciendo en número cada año. Hoy en día, muchas personas pueden escribir en un momento un correo electrónico a través de su smartphone en el tren o el autobús, por ejemplo. En estos casos, la falta de concentración es comprensible, pero no puede ser una excusa para errores tipográficos, ortográficos o construcciones incorrectas. Tomarte la molestia de comprobar si la versión final de tu propio texto tiene errores muestra respeto hacia los destinatarios. Es necesario repasar el texto independientemente de quién sea el receptor. Muchas aplicaciones para email tienen correctores automáticos, no obstante, es recomendable no confiarlo todo a los mismos, sino comprobarlo por uno mismo.

Formato

Todo texto necesita un formato razonable que favorezca su lectura, lo que comienza ya con el uso de los párrafos. La estructuración de un texto ayuda a clasificar el contenido y establecer contextos. Lo mismo sucede con recursos como la negrita y la cursiva que dirigen los ojos a los pasajes más importantes siempre y cuando se usen con moderación. Al escribir tus correos electrónicos, los autores tienen que seleccionar una fuente, color y tamaño que favorezcan la lectura.

Abreviaturas

Las abreviaturas deben usarse con moderación en los correos electrónicos. Hay dos motivos principales en contra del uso de las abreviaciones inusuales. Primero, dado que básicamente requieren ser descifradas. Con ellas el lector debe construir palabras partiendo de una secuencia de letras, lo que a veces puede ser muy evidente, pero otras muchas no. Segundo, porque dan la impresión de que el autor no considera al lector lo suficientemente importante como para tomarse tiempo en escribir el mensaje íntegro.

Tono

En una correspondencia de naturaleza escrita, a diferencia de la conversación oral, no puedes acompañar tu discurso con comunicación no verbal. El receptor no es capaz de percibir expresiones faciales o una determinada entonación que maticen el mensaje verbalizado. Con la ironía, por ejemplo, podemos estar verbalizando un mensaje y expresando totalmente lo contrario. En este sentido, los chats se han articulado con emoticonos que nos permiten acercarnos más a una conversación personal. Por el contrario, su uso no es adecuado al escribir un email formal, y por este motivo se recomienda eliminar alusiones satíricas, ironías y humor. En su lugar se aconseja un tono más concreto y amistoso.

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